SOLOPOS.COM - Proses pengarsipan dokumen penting warga Klaten secara digital. (Solopos.com/Taufiq Sidik Prakoso)
Solopos.com, KLATEN – Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Klaten memanfaatkan kemajuan teknologi untuk mengarsipkan 1.516 dokumen berharga milik warga di kawasan rawan bencana (KRB) III Desa Balerante, Kecamatan Kemalang secara digital melalui program Titip Bandaku.
Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Klaten, Syahruna mengatakan program Titip Bandaku bergulir sejak 2019. Program itu masih difokuskan untuk mengalihmediakan dokumen berharga milik warga yang tinggal di daerah rawan bahaya bencana seperti di kawasan rawan bencana (KRB) III erupsi Gunung Merapi.
Hingga kini, Dokumen yang sudah diarsipkan dalam bentuk digital itu beragam seperti sertifikat tanah, akta kelahiran, akta nikah, ijazah, BPKB, STNK, KTP, hingga kartu jaminan kesehatan. “Total sudah ada 1.516 dokumen yang sudah dialihmediakan ke digital. Itu milik sekitar 200 keluarga di KRB III Balerante. Ada yang satu keluarga itu memiliki 50 dokumen yang dialihmediakan secara digital,” kata Syahruna saat ditemui wartawan di Dinas Arpus Klaten, Jumat (8/1/2021).
Hingga kini, Dinas Arpus Klaten baru merampungkan pengarsipan digital dokumen penting warga di wilayah KRB III Desa Balerante. Rencananya, Dinas Arpus mengalihmediakan dokumen penting milik warga KRB III di desa lain yakni Desa Sidorejo dan Desa Tegalmulyo, Kecamatan Kemalang tahun ini.
Hingga kini, Dinas Arpus Klaten baru merampungkan pengarsipan digital dokumen penting warga di wilayah KRB III Desa Balerante. Rencananya, Dinas Arpus mengalihmediakan dokumen penting milik warga KRB III di desa lain yakni Desa Sidorejo dan Desa Tegalmulyo, Kecamatan Kemalang tahun ini.
Program Titip Bandaku bergulir dengan petugas dari Dinas Arpus yang datang ke desa dan satu per satu warga yang ingin arsipnya dialihmediakan datang membawa dokumen penting mereka. Setelah proses alih media rampung, dokumen penting milik warga dikembalikan.
“Memang tidak mudah untuk mengajak warga mengikuti program Titip Bandaku ini. Kami harus sosialisasi terlebih dahulu tentang manfaat program ini,” jelas Syahruna.
Program yang menjadi salah satu inovasi unggulan di Dinas Arpus Klaten itu muncul berkaca pada erupsi Merapi pada 2010 lalu. Saat erupsi terjadi, rata-rata warga menyelamatkan diri dan meninggalkan arsip penting di rumah mereka masing-masing. Ketika kembali ke rumah, tak sedikit dari mereka yang kehilangan arsip penting karena rusak terdampak erupsi.
“Warga saat kembali ada yang arsipnya tidak selamat dan kemudian kesulitan untuk mencari dokumen baru,” jelas dia.
Melalui program Titip Bandaku itu, warga tak lagi kesulitan mencari arsip dokumen penting mereka lantaran sudah dialihmediakan dalam bentuk digital. Ketika ada kerusakan atau arsip hilang, pemilik tinggal meminta arsip digital untuk mengurus mendapatkan dokumen baru.
Arsip digital memiliki nilai kekuatan hukum yang sama. Arsip digital sudah melewati proses autentikasi oleh pejabat berwenang yang mengeluarkan arsip penting milik warga.
Syahruna mengatakan keamanan dokumen diarsipkan secara digital melalui program Titip Bandaku tetap terjamin. Data disimpan serta hanya bisa diakses oleh pemilik arsip. Penyimpanan arsip juga dilakukan dengan mem-back-up data di beberapa server milik pemerintah.
Merapi Masuki Fase Erupsi, Boyolali Diguyur Hujan Abu Tipis
Kabid Arsip Dinas Arpus Klaten, Rinto Patmono, mengatakan sebelum pelayanan Titip Bandaku dilakukan, Dinas Arpus sudah berkoordinasi dengan pemerintah desa. “Karena ini inovasi pelayanan publik, kami harus memudahkan warga sehingga kami yang datang dengan membawa peralatan untuk mengalihmediakan,” kata dia.
Proses mengalihmediakan arsip penting warga Balerante dilakukan secara bertahap. Pasalnya, setiap keluarga memiliki dokumen penting cukup banyak. Sementara itu, ketika pelayanan dijalankan rata-rata petugas mengarsipkan dokumen 20 keluarga per hari. “Rata-rata itu satu keluarga memiliki sembilan dokumen,” kata Rinto.
Alhamdulillah… JLK Wonogiri Bisa Dilewati Lagi Setelah 3 Hari Evakuasi Longsor
Kaur Perencanaan Desa Balerante, Kecamatan Kemalang, Jainu, mengatakan program Titip Bandaku penting untuk warga terutama yang tinggal di KRB III. Apalagi untuk mengantisipasi potensi bahaya erupsi seperti saat ini Merapi yang berstatus level siaga dan sebagian warga sudah berada di tempat pengungsian sementara.
“Pengalaman 2010 [erupsi Merapi] banyak dokumen penting warga yang terbakar [terdampak erupsi]. Dengan program itu, apabila saat ini kemungkinan terburuk terjadi dan ada warga yang lupa atau tidak sempat membawa dokumen pentingnya sehingga kejadian serupa terulang, masih ada arsip sehingga untuk proses kepengurusan bisa mudah,” kata Jainu.